Politique de confidentialité

Le Groupe KLANIK s’engage s’agissant de la collecte et du traitement et de la communication de données à caractère personnel, à respecter la réglementation applicable au traitement desdites données et notamment la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« Règlementation applicable »).

KLANIK, société par actions simplifiée française dont le siège social est situé au 221 avenue du Prado 13008 Marseille (« KLANIK » ou « nous »), est l’entité responsable du traitement au sens de la Règlementation applicable des traitements de données à caractère personnel collectées depuis le site internet www.klanik.com et ses sous-domaines (« Site »), dans le cadre de la procédure de recrutement et de la fourniture de ses services.

Cette politique de confidentialité a pour objet d’informer tous les visiteurs du Site et candidats (« Visiteur », « Vous », « Candidat ») sur la manière dont KLANIK traite, collecte et utilise vos données.

Pour toutes questions ou précisions relatives à la présente Politique de confidentialité et/ou concernant la collecte ou à la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@klanik.com

– Quelles données personnelles collectons-nous ?

1.1 En qualité de responsable de traitement

Les données à caractère personnel que nous collectons concernent nos Candidats, prestataires, clients, et utilisateurs de notre Site. Elles sont les suivantes :

Données des Candidats

Si Vous êtes un Candidat, Vous pouvez nous contacter via le formulaire de contact accessible sur notre Site, ou lorsque vous postulez à une offre d’emploi sur le site de l’un de nos partenaires ou par tout autre moyen comme notamment via notre jeu de recrutement World Of Klanik ou dans le cadre de forum ou salon de recrutement.

Les données sont collectées à des fins de la gestion des recrutements. Elles sont traitées que dans le cadre strictement nécessaire à l’appréciation des capacités du Candidat à occuper l’emploi proposé ou à mesurer ses aptitudes professionnelles. A cette fin, il est demandé au Candidat les données suivantes :

Données d’identifications (notamment : nom, prénom, date de naissance, adresse électronique, adresse postale, téléphone, photo le cas échéant)
Titre de séjour / autorisation de travail
Curriculum Vitae
Permis de conduire le cas échéant

La non-fourniture de ces données rendra impossible sa participation au processus de recrutement.

Nous sommes par ailleurs susceptibles de collecter d’autres données personnelles que le Candidat aura choisi de nous transmettre telles que notamment :

Sa disponibilité
Situation familiale
Sa mobilité géographique
Lettre de motivation
Prétentions salariales
L’URL de son profile LinkedIn
Coordonnées de ses références précédentes
Toutes autres données figurant dans son Curriculum Vitae

Données des tiers

En qualité de responsable de traitement, nous sommes susceptibles de collecter certaines données personnelles du ou des personnes responsables au sein de nos entreprises clientes ou prestataires, dans le cadre de la fourniture de nos services ou des participants aux événements professionnelles que KLANIK organise.

Les données des clients / prestataires peuvent être :

Nom et Prénom
Fonction professionnelle
Adresse email professionnelle
Numéro de téléphone professionnel
Adresse postale professionnelle
Coordonnées de facturation et bancaires de la société
Compte rendu des entretiens candidats

Les données des participants à des événements professionnelles :

Nom et prénom
Fonction
Adresse email
Numéro de téléphone

Données des utilisateurs de notre Site

Lorsque vous consultez notre Site nous enregistrons l’adresse IP de votre ordinateur et les paramètres de votre navigateur (logiciel de navigation web utilisé, site web de référence et des informations relatives à votre activité en ligne).

Les paramètres du navigateur peuvent inclure le type de navigateur que vous utilisez, la langue du navigateur et le fuseau horaire.

Nous utilisons des cookies et des technologies similaires pour collecter un grand nombre de ces informations et notre politique en matière de cookies vous en dit plus à ce sujet.

1.2 En qualité de sous-traitant

Parallèlement, nous agissant en qualité de Sous-traitant au sens de la Réglementation applicable lorsque nous intervenons pour le compte de nos clients. Nous sommes amenés dans le cadre de notre mission à accéder et à traiter certaines données personnelles stockées sur le système d’information du client. Nous agissons uniquement sur instruction écrite du client. Ce dernier définit les finalités et la durée de conservation.

2- A quelles fins utiliserons-nous les données ?

Concernant la collecte et le traitement des données personnelles de tiers, celles-ci ont pour objectif de :

Fournir nos services d’assistance technique dans le domaine de l’informatique ;
Améliorer et personnaliser nos services ;
Répondre aux questions envoyées par formulaire de contact ;
Gérer la relation commerciale ;
Améliorer notre stratégie de communication et de marketing ;
Faire de la prospection commerciale ;
Envoyer des informations sur nos offres, actualités et événements, enquêtes et sondages ;
Prévenir et détecter des fraudes, ainsi que gérer des incidents de sécurité ;
Réaliser des analyses marketings et statistiques.

Concernant plus spécifiquement la collecte et le traitement des données personnelles des Candidats, celles-ci ont pour objectif de :

Recevoir et analyser des candidatures ;
Recruter des candidats ;
Déterminer l’aptitude des candidats au poste par le biais, le cas échéant, de tests de connaissance ;
Tenir informer le candidat sur le processus de recrutement ;
Gérer administrativement le dossier du candidat ;
Envoyer des informations liées notamment aux nouvelles offres d’emploi qui pourraient correspondre au candidat ;
Transmettre des enquêtes de satisfaction pour l’établissement de statistiques en interne ;
Vérifier l’existence d’une autorisation de travail (uniquement pour les candidats étrangers) ;
Si la candidature est retenue, procéder à l’embauche du candidat et gérer son contrat de travail ;
Etablir des statistiques relatives aux offres d’emploi.

Enfin, concernant les données des Visiteurs, les données sont collectées pour :

Améliorer et personnaliser votre expérience sur notre Site ;
Réaliser des statistiques.

3- Sur quelle(s) base(s) juridique(s) traitons-nous les données ?

Nous ne traitons vos données personnelles que dans la mesure où ce traitement répond au moins à l’une des conditions suivantes :

Vous avez consenti à ce traitement pour les finalités ci-avant exposées ;
Ce traitement est nécessaire à la fourniture et à l’amélioration de nos services ainsi qu’au maintien d’un environnement sécurisé ;
Ce traitement est nécessaire au respect des différentes obligations légales auxquelles nous sommes soumis ;
Ce traitement est nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes et notamment en ce qui concerne les traitements de données des Candidats.

4- Quelle est la durée de conservation des données ?

Nous ne conservons et stockons vos données que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités définies à l’article 2 de la présente Politique de confidentialité.

Origine de la collecte	Durées de conservation des données
Formulaire de contact	Le temps du traitement de votre demande
Candidature	Pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement. Sauf avis contraire du Candidat, les données pourront être conservées pendant une durée de 2 ans maximum à compter du dernier contact.
Contrat de prestation	5 ans après la fin de nos relations contractuelles ou 10 ans si le contrat est conclu par voie électronique
Formulaire d’inscription à un événement	3 ans à compter de l’inscription
Demande de droits	Le temps du traitement de votre demande (1 mois)

Pour plus d’informations sur la durée de conservation d’une donnée en particulier, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des données (DPD ou DPO « Data Protection Officer ») par courriel : dpo@klanik.com.

5- Avec qui partagerons-nous les données ?

Selon la finalité du traitement, vos données personnelles pourront être traitées, de manière confidentielle, par le personnel habilité (services marketing, commercial, relation client, administratif, ressources humaines et supports fonctionnels) de KLANIK.

Vos données peuvent également être partagées avec des sociétés tierces agissant pour le compte de KLANIK, lorsque nous avons recourt à des prestataires pour fournir et maintenir nos services.

En ce qui concerne les traitements liés à la gestion du recrutement, le service de ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de l’embauche définitive du Candidat (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle). Le Candidat, requalifié de salarié, sera exhaustivement informé des différentes opérations de traitements de données effectués par KLANIK dans le cadre et au sein de son contrat de travail.

Vos données peuvent également être partagées avec nos sociétés clientes en vue de la réalisation de prestations.

Nous nous engageons, dans ce cadre, à vérifier que l’ensemble de nos prestataires respectent le RGPD.

Nous exigeons notamment de tous nos partenaires qu’ils nous fournissent des garanties suffisantes démontrant que les mesures techniques et organisationnelles de sécurité applicables en matière de protection de données personnelles ont été prises.

Si la loi l’exige, nous pouvons effectuer la transmission de données pour donner suite aux réclamations présentées contre nous et se conformer aux procédures administratives et judiciaires ;
Si nous sommes impliqués dans une opération de fusion, acquisition, cession d’actifs ou procédure de redressement judiciaire, nous pourrons être amené à céder ou partager tout ou partie de nos actifs, y compris les données à caractère personnel.

Compte tenu de de l’organisation de notre société, nous pouvons être amenés à partager certaines de vos données auprès de société affiliées de notre groupe qui peuvent être situées en dehors du territoire de l’Espace Economique Européen.

Dans cette hypothèse, nous veillons à ce que le pays tiers présente un niveau de protection suffisant au sens des autorité de contrôle et que des mesures et des contrôles appropriés soient instaurés dans le respect des lois et des réglementations applicables afin de protéger vos données.

6- Comment sécurisons-nous les données ?

Nous mettons en œuvre des mesures des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité du numérique pour protéger les données personnelles contre les altérations, destructions et accès non autorisés.

Malgré toutes ces mesures, nous tenons à attirer votre attention sur le fait qu’Internet n’est pas un environnement complètement sécurisé, de telle sorte que nous ne pouvons vous garantir la sécurité de la transmission et du stockage de vos données

Nous engageons à notifier à la CNIL, dans les meilleurs délais, toute violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes physiques.

Pour toutes précisons relatives aux mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques que nous avons mis en place pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : dpo@klanik.com

7- Quels sont vos droits ?

Conformément à la législation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accès à vos données à caractère personnel et aux informations les concernant ;
Droit de rectification, d’effacement et de portabilité de vos données à caractère personnel ;
Droit de limitation et d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel ;
Droit de retirer votre consentement ;
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision entièrement automatisée.

Vous disposez également (lorsque ce dernier est applicable), du droit de formuler des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

Comment puis-je exercer mes droits ?

Vos demandes peuvent être formulées de différentes façons :

Via le module de gestion de droits : https://agencergpd.fragmos.app/org/KLANIK/public/right-requests
Par courrier postal en écrivant à KLANIK dont l’adresse est : 221 Avenue du Prado 13008 Marseille
En présentiel en vous présentant à l’accueil de KLANIK, dont l’adresse est : 221 Avenue du Prado 13008 Marseille.

Veuillez formuler chacune de vos demandes par l’un des moyens ci-dessus en joignant la copie de votre pièce d’identité. Cette démarche permet à KLANIK de procéder à la vérification de votre identité avant transmission de toute catégorie de données personnelles. Ce document sera supprimé dès la clôture de votre demande.

KLANIK peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée.

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, KLANIK peut exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations ou refuser de donner suite à ces demandes.

Existe-t-il une voie de recours ?

Si vous estimez après nous avoir contacté que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de L’informatique et des Libertés (CNIL – autorité de contrôle française compétente) :

Par voie électronique : contacter le DPO de la CNIL ;
Par téléphone au 01 53 73 22 22 ;
Par courrier à l’adresse postale suivante : 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

8- Mise à jour de la présente Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d’apporter toute modification à la présente Politique de confidentialité à tout moment.

Si une modification est apportée, nous nous engageons à publier la nouvelle version sur notre Site.

Mise à jour le 26 avril 2023