Scrum Masters are accountable for their team’s effectiveness. Therefore, monitoring the team’s health is an important part of ensuring that everything runs as smoothly as possible. Leaving it as an occasional exercise can be tempting. However, there is great value in turning this into an ongoing activity.

There are many existing tools for inspection, such as the familiar Squad Health Check Model from Spotify, which dives into multiple dimensions and is ideal for those occasional retrospections. In this post however, I would like to focus on the five Scrum Values. They are the perfect starting point for ongoing inspection and adaptation. Whether a team is abiding by them can be quite telling of the team’s overall health.

Commitment

“The Scrum Team commits to achieving its goals and to supporting each other” – Scrum Guide

Commitment to common goals and mutual support can unfold in a myriad of ways. It’s no surprise that the former can be easier to identify than the latter, so let’s focus on the commitment to supporting each other. Productivity is often considered to be the ultimate goal, which can drive us to omit inspection if a team is productive and constantly delivering value. The thing is, productivity might be a good sign but it can quickly be eroded by other factors, such as a lack of commitment between team members.

When someone is blocked on a task, do colleagues offer to help? Is it always the same person who provides support to others? And when a team member has the courage to share that they are struggling, how does the team react? Is everyone interested in obtaining additional information to provide better guidance? Or is there blatant indifference? These are all questions that can help us assess the team’s health on a daily basis.

Although Scrum Masters are not obligated to participate in the Daily Scrum, it is an excellent opportunity for quiet inspection. Impediments and frustrations are often shared during this event and the team’s reaction is quite telling of the level of commitment members have toward one another.

Focus

“Their primary focus is on the work of the Sprint to make the best possible progress toward these goals” – Scrum Guide

There is an element that is quite detrimental to a team’s focus. When team members are constantly being pulled in multiple directions, it is only normal that they would lose focus on what is important. It might be that outsiders have a habit of directly asking developers to work on something that is considered “urgent”. Whatever the reason may be, it needs to be addressed. As we all know, distractions are a focus killer.

Are people often referring to work that is not reflected on the board? Are they mentioning that so and so wanted them to look at something? Maybe a task has been stuck on the same workflow status for a while. By simply inquiring why that is, the person might mention that he is working on something else. Was it an outside request? These are all clues that external influences might be at play.

It may be difficult for team members to turn down these solicitations, especially when they come from higher-up, but it is imperative to remind everyone that any new product requirement be relayed to the team before any effort is dedicated to the task. Since the Product Owner is responsible for the flow of value, we can coach team members to consult with their PO in such situations.

Openness

“The Scrum Team and its stakeholders are open about the work and the challenges” – Scrum Guide

Among the Scrum Values, openness can be a challenging one. It can be tempting to hide from stakeholders that things may not be working as expected, or to make promises we know we cannot keep. Nonetheless, the level of openness can have an effect on collaboration, product quality, time to market, and of course on stakeholders’ trust.

At the Sprint Review, are stakeholders blindsided with features the team was not able to complete? Or worse yet, are they surprised at what has been delivered? Are features built around the expected behavior? Sprint Reviews can be quite telling of the overall health of the relationship between stakeholders and the team.

When it comes to openness between team members, do they bring it forward when they hit an impediment? If they do not feel comfortable disclosing they are blocked, they will possibly spend too much time trying to figure it out by themselves, jeopardizing the probability of achieving the Sprint Goal.

As a Scrum Master, we can help the team open up by simply being observant and asking questions. If a task takes an unusual amount of time, or if people seem discouraged while providing a status on a task, these are all clues that something may be up. More importantly, promoting a working environment where everyone can be open without repercussions is one of the many challenges a Scrum Master faces, and one worth advocating for.

Respect

“Scrum Team members respect each other to be capable, independent people, and are respected as such by the people with whom they work” – Scrum Guide

When lack of respect is displayed regularly within a team, it can have a disastrous effect on its morale and motivation. Unfortunately, it is not unusual for highly productive and valuable individuals to be the repeat offenders. Because they are considered an asset we may be prone to turn a blind eye on the situation or make excuses for their behavior. That being said, if the situation is not immediately handled it will eventually become much more difficult to do so without proceeding with drastic changes.

During Scrum Events, are ideas, concerns and opinions taken into consideration? Are all team members treated with the same level of respect? Do we often doubt that others can get the job done? Have subgroups formed within a team?

As a Scrum Master, it is highly beneficial to remind everyone about the value of respect when conversations derail or frustrations arise. Dedicating retrospectives to the Scrum Values can also be favorable to their general understanding and to ensure the team’s participation in keeping them in check.

Courage

“The Scrum Team members have the courage to do the right thing, to work on tough problems” – Scrum Guide

When the team is focusing on productivity as their number one measure of success, it can be daunting to tackle the most difficult and complex problems. These take time and have an impact on velocity. As a Scrum Master you can help your team understand that providing value is our main goal, not velocity nor productivity. By focusing on value we can take the time to tackle these challenging tasks.

Are team members shying away from tough problems or complex tasks? When given the choice, do they prefer to handle the easy ones first? Or do they jump right in? Is this the case for all team members, or only a few? Do they collaborate to facilitate the process? On another note, are team members courageous enough to mention when something feels wrong or when processes are not working? Or does the team prefer the status quo?

It can be difficult to muster the courage to tackle the tough issues when the rest of the team is shying away from it. That is where respect and commitment toward each other can be a solid basis for allowing courage to come through. The greater the level of collaboration and support, the easier it will be for the team to show courage.

Conclusion

Promoting the Scrum Values and regularly inspecting their embodiment will facilitate reaching an optimal health level for the team. As Scrum Masters, we don’t need to be the sole owners of this exercise. It’s a collective effort. Coaching the team to be on the lookout for these is much more powerful than when it exclusively comes from the Scrum Master. Whenever there is a deviation from the Scrum Values, a team member can help everyone take notice and quickly change course.

Eloïse OSTA | Scrum Master

 


 

Les Scrum Masters sont responsables de l’efficacité de leur équipe et par conséquent, suivre régulièrement son état de santé est essentiel à son bon fonctionnement. Il peut être tentant de limiter ce type de suivi à un exercice occasionnel. Toutefois, le transformer en une activité continue ne peut qu’être porteur de valeur.

Il existe de nombreux outils d’inspection, tels que le Squad Health Check Model de Spotify, qui se penche sur diverses dimensions devenant ainsi le parfait outil pour des rétrospections occasionnelles. Dans cet article, nous allons cependant nous concentrer sur les cinq valeurs Scrum qui constituent le point de départ idéal pour une inspection et adaptation continue. Le respect de ces valeurs peut être très révélateur de la santé globale de l’équipe.

Engagement

« L’équipe Scrum s’engage à atteindre ses objectifs et à se soutenir mutuellement » – Le Guide Scrum

Au quotidien, l’engagement envers des objectifs communs et à se soutenir mutuellement peut s’exprimer de multiples façons. Il n’est pas surprenant que le premier soit plus facile à identifier que le second, alors concentrons-nous sur ce dernier. La productivité est souvent considérée comme le but ultime, ce qui peut nous amener à omettre l’inspection si une équipe est productive et fournit constamment de la valeur. Le fait est que la productivité peut être un bon signe, mais elle peut rapidement être érodée par d’autres facteurs, tel que le manque d’engagement entre les membres de l’équipe.

Lorsqu’une personne est bloquée sur une tâche, est-ce que ses collègues proposent leur aide ? Est-ce toujours la même personne qui apporte son soutien aux autres ? Et lorsqu’un membre de l’équipe a le courage de partager qu’il éprouve des difficultés, comment l’équipe réagit-elle ? Est-ce qu’ils sont tous intéressés à obtenir des informations supplémentaires afin de mieux orienter la réponse ou existe-t-il une indifférence flagrante ? Autant de questions qui peuvent nous aider à évaluer la santé de l’équipe au quotidien.

Bien que la présence du Scrum Master au Daily Scrum ne soit pas obligatoire, c’est une excellente opportunité d’inspection. Les obstacles et les frustrations sont souvent partagés lors de cet événement et la réaction de l’équipe est assez révélatrice du niveau d’engagement mutuel des membres.

Focus

Le « but principal est la réalisation du Sprint pour progresser le plus possible vers ces objectifs »

Le Guide Scrum

Il existe un facteur récurrent qui porte préjudice à la concentration d’une équipe, méritant qu’on s’y attarde. Lorsque les membres de l’équipe sont constamment tirés vers de multiples directions, il est tout simplement naturel qu’ils perdent leur concentration sur ce qui est important. Il se peut que des personnes extérieures aient l’habitude de demander directement aux développeurs de travailler sur quelque chose considéré comme “urgent”. Quelle que soit la raison, cette situation doit être contenue, les distractions étant un facteur néfaste à la concentration.

Les gens font-ils souvent référence à des tâches qui ne sont pas incluses dans le Sprint ? Est-ce qu’ils mentionnent s’être fait demander de travailler sur quelque chose d’autre ? Est-ce qu’une tâche de travail est bloquée sur le même statut depuis un temps inhabituel ? En demandant simplement la raison de ce délai, la personne mentionnera peut-être qu’elle travaille sur autre chose. Est-ce une demande provenant de l’extérieur de l’équipe ? Toutes ces questions peuvent nous donner des indices quant à de potentielles influences externes.

Il peut être difficile pour les membres de l’équipe de refuser ces sollicitations, surtout lorsqu’elles proviennent de rangs supérieurs. Il est alors impératif de rappeler à chacun que toute nouvelle exigence de produit doit d’abord être communiquée à l’équipe avant que des efforts n’y soient consacrés. Étant donné que le Product Owner est responsable du flux de valeur, nous pouvons inciter les membres de l’équipe à le consulter dès qu’ils font face à de telles situations.

Ouverture

« La Scrum Team et ses parties prenantes sont ouvertes sur le travail et les défis à relever » – Le Guide Scrum

Parmi les valeurs Scrum, l’ouverture représente un réel défi. Il peut être tentant d’omettre aux parties prenantes que les choses ne fonctionnent pas tel que prévu, ou de faire des promesses que nous savons ne pas pouvoir tenir. Néanmoins, le niveau d’ouverture peut avoir un effet sur la collaboration, la qualité du produit, le délai de mise en marché et sur la confiance des parties prenantes.

Lors du Sprint Review, est-ce que les parties prenantes sont prises au dépourvu lorsque l’équipe n’est pas en mesure de compléter les fonctionnalités promises ? Ou pire encore, sont-elles étonnées de ce qui a été livré ? Est-ce que les fonctionnalités ont été construites autour du comportement attendu ? Les Sprint Review sont assez révélateurs de la santé globale de la relation entre les parties prenantes et l’équipe.

Si nous nous penchons maintenant sur l’ouverture entre les membres de l’équipe, cette valeur est-elle présente lorsqu’ils rencontrent un obstacle ? S’ils ne se sentent pas à l’aise de révéler qu’ils sont bloqués, ils passeront probablement trop de temps à essayer de trouver une solution par eux-mêmes, compromettant la probabilité d’atteindre l’objectif de sprint.

En tant que Scrum Master, nous pouvons faciliter cette ouverture simplement en observant et en posant les bonnes questions. Si les membres de l’équipe semblent découragés lorsqu’ils fournissent un statut sur une tâche ou si elle semble prendre un temps inhabituel, ce sont possiblement des indices que quelque chose ne va pas. Plus important encore est la promotion d’un environnement de travail où chacun peut faire preuve d’ouverture sans le risque de répercussions. Voilà un des nombreux défis auxquels un Scrum Master est confronté, méritant néanmoins une attention soutenue.

Respect

« Les membres de la Scrum Team se respectent mutuellement pour être des personnes compétentes et indépendantes et, sont respectés en tant que tels par les personnes avec lesquelles ils travaillent » – Le Guide Scrum

Le manque de respect entre les membres d’une équipe peut avoir un effet désastreux sur le moral et la motivation. Malheureusement, il n’est pas rare que des individus hautement productifs soient les récidivistes. Parce qu’ils sont considérés comme des atouts, nous pouvons être enclins à fermer les yeux sur la situation ou à trouver des excuses pour expliquer leur comportement. Ceci étant dit, si la situation n’est pas immédiatement gérée, il deviendra éventuellement beaucoup plus difficile de le faire sans procéder à des changements drastiques.

Lors des événements Scrum, est-ce que les idées, les préoccupations et les opinions sont prises en compte ? Est-ce que tous les membres de l’équipe sont traités avec le même niveau de respect ? Avons-nous des doutes sur la capacité de nos collègues à effectuer le travail ? Est-ce que des sous-groupes se sont formés au sein de l’équipe ?

Il est hautement bénéfique de rappeler à tout le monde la valeur du respect lorsque les conversations déraillent ou que des frustrations surviennent. Dédier des rétrospectives aux Valeurs Scrum peut aussi être favorable à leur compréhension générale et à assurer la participation de l’équipe au suivi quotidien de celles-ci.

Courage

« Les membres de la Scrum Team ont le courage de mener les bonnes actions et de travailler sur des problèmes difficiles »

– Le Guide Scrum

Lorsque l’équipe se concentre sur la productivité comme mesure principale de réussite, il peut être intimidant de s’attaquer aux problèmes les plus exigeants et complexes. Ceux-ci nécessitent du temps et impactent la vélocité. Les Scrum Masters peuvent aider l’équipe à comprendre que livrer de la valeur est l’objectif principal, et non pas la vélocité ou un haut niveau de productivité. Viser la création de valeur nous permet de prendre le temps d’attaquer ces tâches plus laborieuses.

Est-ce que les membres de l’équipe ont tendance à éviter les problèmes difficiles ou les tâches complexes ? Lorsqu’on leur donne le choix, préfèrent-ils d’abord gérer ce qui est accessible ou simple ? Ou se lancent-ils sans hésitation ? Est-ce le cas de tous les membres de l’équipe, ou seulement certains d’entre eux ? Collaborent-ils afin de faciliter le tout ? D’un autre côté, les membres de l’équipe sont-ils assez courageux pour mentionner lorsque quelque chose ne va pas ou quand le processus ne fonctionne pas ? Ou l’équipe préfère-t-elle le statu quo ?

Il est parfois difficile de s’attaquer à ce type de problème lorsque le reste de l’équipe s’en détourne. C’est ici que le respect et l’engagement des uns envers les autres devient une base solide pour cette valeur Scrum. Plus le niveau de collaboration et de soutien est élevé, plus il sera facile pour l’équipe de faire preuve de courage.

Conclusion

L’atteinte d’un niveau de santé optimal d’une équipe est certainement facilitée par la promotion des valeurs Scrum et une inspection régulière de leur adoption. La responsabilité de cet exercice ne tombe pas seulement sur les épaules des Scrum Masters. Au contraire, c’est un effort collectif. Former l’équipe à garder conjointement un œil sur le respect de ces valeurs aura de meilleurs résultats que si cela provient exclusivement du Scrum Master. Dès qu’une déviation de celles-ci est constatée, un membre de l’équipe peut alors aider ses collègues à en prendre note et ainsi changer rapidement de direction.

Eloïse OSTA | Scrum Master